Para freelancers en México, el cumplimiento fiscal no es opcional: todos los residentes que perciban ingresos por servicios profesionales deben registrarse ante el SAT, independientemente del monto. El incumplimiento genera multas automáticas del 5% mensual más actualización, y puede resultar en bloqueo de cuentas bancarias y auditorías.
La buena noticia: el Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) ofrece la tasa impositiva más competitiva de América Latina (1-2.5% de ISR) y elimina la complejidad del IVA para exportación de servicios. Este reporte proporciona el framework completo para formalizarte en 7 días, cumplir con obligaciones mensuales en 15 minutos, y optimizar tu carga fiscal legalmente.
Paso 1: Registro Legal Obligatorio (Día 1-3)
Obtención del RFC y e.firma
El Registro Federal de Contribuyentes es tu identidad fiscal. No puedes facturar, abrir cuenta bancaria empresarial ni cobrar legalmente sin él.
Documentación requerida:
- CURP (Clave Única de Registro de Población)
- Identificación oficial vigente (INE, pasaporte mexicano o cédula profesional)
- Comprobante de domicilio reciente (no mayor a 3 meses)
- Para extranjeros: Documento migratorio vigente (tarjeta de residencia) y carta de naturalización certificada cuando aplique
Proceso de registro:
- Pre-registro en línea en el portal del SAT o cita presencial en oficinas locales
- Especificar al oficial que te inscribirás en “Régimen de Actividades Empresariales y Profesionales” (puedes cambiar a RESICO después)
- Tramitar simultáneamente tu e.firma (firma electrónica avanzada) para emitir facturas y presentar declaraciones
Consideración crítica para extranjeros: El INM exige contar con RFC activo antes de solicitar permiso de trabajo. Debes presentar constancia del SAT y acuse de inscripción como parte del trámite migratorio.
Paso 2: Selección de Régimen Fiscal (Día 4-5)
Comparativa de Régimenes para Freelancers 2026
Tu elección determina carga tributaria, obligaciones contables y frecuencia de declaraciones. México ofrece tres opciones relevantes:
| Régimen | Ingresos Límite Anual | Tasa ISR | IVA | Deducciones | Complejidad | Ideal Para |
|---|---|---|---|---|---|---|
| RESICO (Régimen Simplificado de Confianza) | Hasta $3,500,000 MXN | 1% – 2.5% | 0% (exportación) o retenido | Limitadas (30% ingresos) | Baja | 95% de freelancers |
| Actividades Empresariales y Profesionales | Sin límite | 1.92% – 35% | 16% (declaración mensual) | Extensas | Alta | Ingresos >$3.5M o clientes corporativos |
| Régimen de Plataformas Digitales | Variable | 1% – 4% | Acreditable | Específicas | Media | Trabajo exclusivo por apps (Uber, Rappi, Workana) |
Por Qué RESICO Es la Opción Óptima
Ventajas clave para freelancers:
- Tasas bajas: ISR del 1% sobre ingresos hasta $416,000 MXN anuales, 2.5% sobre el excedente hasta $3.5M
- IVA tasa 0%: Para exportación de servicios (clientes fuera de México) no pagas IVA ni lo trasladas
- Simplicidad: No necesitas contador público hasta $3.5M anuales
- Declaración anual única: Solo presentas una declaración simplificada al 30 de abril
Datos de 2025: El 78% de freelancers registrados en RESICO reporta ahorro de 15-20 horas mensuales en trámites vs. Actividades Empresariales.
Cómo cambiar a RESICO: Si te inscribiste inicialmente en Actividades Empresariales, puedes cambiar en el portal del SAT antes del 31 de marzo de cada año.
Paso 3: Obligaciones Tributarias Mensuales y Anuales
Impuestos Aplicables
Los freelancers mexicanos gestionan dos impuestos principales:
1. Impuesto Sobre la Renta (ISR)
- RESICO: Tasas progresivas del 1% (ingresos ≤$416k) y 2.5% (excedente hasta $3.5M)
- Actividades Empresariales: Tasas escalonadas desde 1.92% hasta 35% sobre ingresos netos
2. Impuesto al Valor Agregado (IVA)
- Tasa general: 16% en el centro y sur de México, 8% en zonas fronterizas
- Exportación de servicios: 0% cuando el cliente es extranjero y el servicio se consume fuera de México
- Mecanismo: Retenido por plataformas digitales o declarado mensualmente según régimen
Calendario Fiscal Crítico 2026
| Declaración | Frecuencia | Fecha Límite 2026 | Régimen Aplicable | Forma de Pago |
|---|---|---|---|---|
| ISR provisionales | Mensual | Día 17 de cada mes* | Actividades Empresariales | Portal SAT |
| IVA | Mensual | Día 17 de cada mes* | Actividades Empresariales | Portal SAT |
| ISR anual | Anual | 30 de abril 2026 | RESICO y Actividades Empresariales | Portal SAT |
| Declaración informativa | Anual | 28 de febrero 2026 | RESICO (si aplica) | Portal SAT |
*Aviso importante: El día 17 se ajusta según último dígito de tu RFC:
- RFC terminado en 1-2: día 17 + 1 día hábil
- RFC terminado en 3-4: día 17 + 2 días hábiles
- RFC terminado en 5-6: día 17 + 3 días hábiles
- RFC terminado en 7-8: día 17 + 4 días hábiles
- RFC terminado en 9-0: día 17 + 5 días hábiles
Penalizaciones por incumplimiento: Multas automáticas del 5% mensual sobre impuestos no declarados, más actualización e intereses moratorios del 1.5% mensual. La falta de declaraciones por 6 meses consecutivos puede generar cierre de RFC.
Paso 4: Facturación Electrónica (CFDI 4.0)
Requisitos Obligatorios
Desde abril 2023, el SAT exige uso obligatorio de CFDI 4.0 para todos los contribuyentes. Debes generar factura por cada ingreso, sin importar monto, incluyendo:
- RFC del cliente (usar XEXX010101000 para clientes extranjeros sin RFC)
- Domicilio fiscal del cliente
- Régimen fiscal del cliente
- Uso de CFDI específico (G03: gastos en general para clientes nacionales, G01: adquisición de mercancías)
Tipos de CFDI para Freelancers
| Uso de CFDI | Cliente | IVA Aplicable | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| G03: Gastos en General | Persona física/moral mexicana | 16% | Consultoría a empresa mexicana |
| G01: Adquisición de mercancías | Empresa mexicana | 16% | Venta de templates digitales |
| P01: Por definir | Cliente extranjero | 0% (exportación) | Servicios a cliente de EEUU |
| S01: Sin efectos fiscales | Cliente extranjero (temporal) | 0% | Prueba de concepto |
Proceso de Facturación para Exportación:
- Generar factura con RFC del cliente: XEXX010101000 (genérico extranjero)
- Usar código postal: 00000 para clientes extranjeros
- Seleccionar uso de CFDI: P01 (Por Definir)
- Aplicar tasa IVA: 0% (exportación de servicios)
- En concepto, especificar: “Exportación de servicios profesionales”
Multas por no facturar: $17,000 – $95,000 MXN por factura omitida, además de no poder deducir gastos relacionados.
Herramientas de Facturación
Opciones gratuitas y de pago:
- FacturaTools (gratis hasta 10 facturas/mes)
- FiscalCloud ($99 MXN/mes, integración con bancos)
- QuickBooks ($299 MXN/mes, contabilidad completa)
- Contpaq ($499 MXN/mes, para contadores)
Automatización: Si usas plataformas como Stripe, PayPal o Payoneer, puedes integrar API para generar facturas automáticas al recibir pago.
Paso 5: Deducciones Personales y Optimización Fiscal
Gastos Deductibles para Freelancers
Independientemente del régimen, puedes deducir gastos estrictamente indispensables para tu actividad:
Deductibles sin límite (directos):
- Computadoras, software, licencias (Adobe Suite, VS Code, IA tools)
- Internet, telefonía y servicios públicos proporcionales al área de trabajo
- Hosting, dominios, VPN, herramientas de productividad
- Capacitación, cursos, certificaciones, libros técnicos
- Viajes y transporte para atención a clientes (boletos de avión, gasolina)
- Equipamiento (monitores, sillas ergonómicas, iluminación)
Límite clave: Las deducciones no pueden exceder el 30% de tus ingresos totales en RESICO.
No deductibles:
- Gastos personales (ropa, alimentos, entretenimiento)
- Vivienda (solo si tienen oficina fiscalmente separada)
- Automóvil (a menos que sea 100% para trabajo, lo cual es difícil de probar)
Ejemplo de Optimización
Ingresos anuales: $600,000 MXN (≈$30,000 USD)
- ISR (RESICO): $416,000 × 1% + $184,000 × 2.5% = $8,820 MXN (1.47% efectivo)
- Deducciones máximas: $600,000 × 30% = $180,000 MXN
- Gastos reales: $150,000 MXN (computadora $25k, internet $12k, cursos $20k, software $30k, etc.)
- Ingresos netos: $600,000 – $150,000 = $450,000
- ISR con deducciones: $416,000 × 1% + $34,000 × 2.5% = $5,010 MXN (0.84% efectivo)
Ahorro por deducir: $3,810 MXN anuales.
Paso 6: Ingresos en Dólares y Plataformas Digitales
Facturación en Divisas
Para freelancers que cobran en dólares o euros:
Tipo de cambio: Usar el tipo de cambio del día del pago según Banxico (publicado en portal SAT)
Facturación: Emitir factura en pesos mexicanos usando el tipo de cambio del día
Retención: Las plataformas extranjeras (Upwork, Fiverr) no retienen ISR mexicano; tú debes declarar mensual o anualmente
Ejemplo práctico:
- Cobras $1,000 USD el 15 de enero 2026
- Tipo de cambio Banxico: $20.15 MXN/USD
- Facturas por: $20,150 MXN (con tasa IVA 0% si es cliente extranjero)
Retenciones de Plataformas Digitales
Si trabajas a través de plataformas mexicanas (Workana, Trabajazo) o extranjeras que tienen presencia fiscal en México, te retendrán automáticamente:
| Plataforma | Retención ISR | Retención IVA | Comisión Total |
|---|---|---|---|
| Workana | 10% | 16% | 20-30% (incluye comisión + retención) |
| Upwork | 0% | 0% | 20% comisión (no retiene impuestos mexicanos) |
| Fiverr | 0% | 0% | 20% comisión (no retiene impuestos mexicanos) |
| Freelancer.com | 0% | 0% | 10% comisión (no retiene impuestos mexicanos) |
Acción necesaria: Si la plataforma no retiene (Upwork, Fiverr), tú debes declarar y pagar ISR mensualmente (si estás en Actividades Empresariales) o anualmente (si estás en RESICO).
Plataformas mexicanas: Workana y similares deben retener el 20% de ISR + 16% de IVA si no tienes RFC registrado. Si tienes RFC, la retención baja a 0% ISR + 0% IVA (exportación de servicios).
Paso 7: Calendario de Acción Inmediata
Primeros 7 Días
Día 1-2: Obtener RFC y e.firma
- Cita en SAT o pre-registro en línea
- Especificar “Actividades Empresariales y Profesionales”
Día 3-4: Cambiar a RESICO (si aplica)
- En portal SAT, solicitar cambio de régimen a RESICO
- Confirmar cambio efectivo en 24-48h
Día 5-6: Configurar facturación
- Registrarte en FacturaTools o FiscalCloud
- Configurar plantilla con RFC XEXX010101000 para clientes extranjeros
Día 7: Emitir primera factura
- Facturar primer ingreso (incluso si ya cobraste, haz factura retroactiva con fecha actual)
Primeros 30 Días
Semana 2: Sistema de archivos
- Crear carpeta Google Drive: “Facturas 2026”
- Subcarpetas: Emitidas, Recibidas, Declaraciones
- Guardar XML y PDF de cada factura
Semana 3: Calculadora de impuestos
- Crear spreadsheet con ingresos mensuales proyectados
- Calcular ISR estimado mensual (1% o 2